Cómo mejorar la colaboración del equipo en Zoho Projects

La gestión de proyectos no es solo planificar tareas, sino también coordinar al equipo que las ejecuta. Zoho Projects incluye varias herramientas de colaboración que mantienen a todos los miembros del proyecto informados y coordinados.

Los comentarios en tareas son la herramienta más básica. Cada tarea tiene un hilo de comentarios donde los miembros del equipo pueden discutir el trabajo, plantear dudas y compartir avances. Los comentarios notifican al responsable de la tarea, que recibe un email o una alerta en la aplicación.

Los foros de proyecto son útiles para discusiones más amplias. A diferencia de los comentarios de tarea, que son específicos de una tarea, los foros permiten debatir temas del proyecto que no se circunscriben a una tarea concreta: decisiones de enfoque, planteamientos generales, retrospectivas.

Los documentos compartidos permiten al equipo subir y compartir archivos del proyecto. Zoho Projects se integra con Zoho WorkDrive, de forma que los documentos del proyecto se almacenan en una carpeta compartida a la que todos los miembros tienen acceso.

Las notificaciones automáticas mantienen al equipo informado. Cuando se asigna una tarea a un miembro, cuando se acerca la fecha límite de una tarea, o cuando se completa un hito, Zoho Projects envía notificaciones automáticas por email y en la aplicación.

Por último, el calendario compartido muestra todas las tareas, hitos y eventos del proyecto en una vista de calendario. Cada miembro puede ver qué tiene asignado cada día y qué hitos se acercan. El calendario se puede sincronizar con Google Calendar y Outlook para que cada miembro lo vea en su propio calendario personal.