Cómo enviar documentos a firmar en masa con Zoho Sign

El envío masivo de Zoho Sign permite enviar un mismo documento a firmar a múltiples personas en una sola operación. Es útil para situaciones como la renovación de contratos de toda la plantilla, la firma de una política de empresa por todos los empleados, o el envío de un consentimiento a todos los clientes.

Para realizar un envío masivo, sube el documento a Zoho Sign y selecciona la opción de envío múltiple. Luego, carga la lista de firmantes desde un archivo CSV o desde una lista de contactos de Zoho CRM. Cada firmante recibe su propia copia del documento para firmar.

La diferencia entre el envío masivo y el envío normal es que en el masivo, cada firmante recibe su propia copia independiente. No es un documento con múltiples firmantes, sino múltiples documentos idénticos enviados a distintas personas. Cada uno firma su copia.

Los campos dinámicos también funcionan en el envío masivo. Si el CSV incluye el nombre, el DNI y el cargo de cada persona, Zoho Sign rellena cada documento con los datos correspondientes. Así, cada persona recibe un documento personalizado con sus datos.

Zoho Sign muestra un panel de seguimiento del envío masivo. Puedes ver cuántos documentos se han enviado, cuántos se han firmado, cuántos están pendientes y cuántos han expirado. Esto permite hacer seguimiento sin tener que revisar cada envío individual.

Por último, los documentos firmados se almacenan automáticamente en Zoho Sign y se pueden archivar en Zoho WorkDrive o en el CRM. Cada documento queda asociado a la persona que lo firmó, para que el departamento de RRHH o el comercial pueda acceder a él en cualquier momento.