Gestión de gastos con Zoho Books y Zoho Expense

La gestión de gastos empresariales es un proceso que muchas empresas aún llevan con hojas de cálculo y recibos en papel. Zoho Expense, integrado con Zoho Books, digitaliza todo el ciclo: desde que el empleado registra un gasto hasta que se contabiliza.

Zoho Expense permite a los empleados registrar gastos desde la aplicación móvil, fotografiar el recibo y enviarlo para aprobación. El responsable recibe la solicitud, la aprueba o rechaza, y el gasto aprobado se contabiliza automáticamente en Zoho Books.

La integración entre Zoho Expense y Zoho Books es nativa. Desde Zoho Expense, accede a Configuración > Integraciones > Zoho Books y conecta ambas cuentas. Una vez conectadas, los gastos aprobados en Expense se exportan a Books como facturas de proveedor o como gastos directos.

La configuración clave está en las políticas de gastos. En Zoho Expense puedes definir políticas que limiten el importe máximo por categoría, exijan justificante para gastos superiores a un importe, o requieran aprobación de un segundo responsable para gastos elevados.

También puedes configurar anticipos y conciliación con tarjetas de empresa. Zoho Expense permite importar los movimientos de la tarjeta corporativa y asignarlos automáticamente a los empleados, para que cada movimiento se justifique como gasto.

El resultado es un proceso sin papel y sin hojas de cálculo. El empleado registra, el responsable aprueba, el contable contabiliza. Todo conectado y con trazabilidad completa.