Cómo gestionar proyectos en Zoho Projects: guía completa

Zoho Projects es la plataforma de gestión de proyectos de Zoho. Permite planificar proyectos, asignar tareas a los miembros del equipo, controlar plazos con diagramas de Gantt y registrar los tiempos dedicados a cada tarea.

El primer paso es crear el proyecto. En Zoho Projects, accede a Proyectos > Nuevo proyecto y define el nombre, el cliente, las fechas de inicio y fin, y los miembros del equipo. Puedes crear proyectos desde cero o usar plantillas predefinidas para proyectos recurrentes.

El segundo paso es la estructura de tareas. Un proyecto se divide en listas de tareas y cada lista contiene tareas. Por ejemplo, en un proyecto de implantación de CRM, las listas pueden ser "Análisis", "Configuración", "Formación" y "Puesta en marcha". Cada lista contiene las tareas correspondientes.

Cada tarea se configura con: responsable, fechas de inicio y fin, prioridad, estimación de horas y dependencias. Las dependencias son clave: si la tarea B no puede empezar hasta que termine la A, se define una dependencia que lo refleja. Esto evita que el equipo empiece tareas que no pueden ejecutarse aún.

El diagrama de Gantt es la vista más potente de Zoho Projects. Muestra todas las tareas en una línea temporal, con sus dependencias y su progreso. El Gantt permite ver de un vistazo qué tareas están en camino, cuáles se han retrasado y qué impacto tiene el retraso en las tareas dependientes.

El control de tiempos es otra funcionalidad esencial. Los miembros del equipo registran las horas dedicadas a cada tarea con el módulo de Timesheets. Esto permite comparar las horas estimadas con las horas reales y detectar tareas que se desvían del presupuesto.

Por último, los hitos. Un hito es un punto clave del proyecto que se debe alcanzar en una fecha concreta. Zoho Projects permite definir hitos y visualizarlos en el Gantt, para que el equipo sepa en todo momento qué fechas son críticas.