Cómo crear plantillas de documentos en Zoho Sign

Las plantillas de Zoho Sign permiten estandarizar los documentos que se envían a firmar. En lugar de subir un documento nuevo cada vez, se crea una plantilla con campos dinámicos que se rellenan automáticamente con los datos de cada caso.

Para crear una plantilla, sube el documento base (en PDF o Word) a Zoho Sign y accede al editor de plantillas. Allí puedes definir campos de texto, campos de fecha, campos de firma y campos de casilla, y colocarlos en la posición exacta del documento.

Los campos dinámicos son la clave. En lugar de escribir el nombre del cliente en el contrato, defines un campo dinámico que se rellena con el nombre del contacto del CRM. En lugar de escribir el importe, defines un campo que toma el importe del trato. Así, cada contrato se genera automáticamente con los datos correctos.

Zoho Sign permite definir el orden de firma. Si un contrato debe ser firmado primero por el cliente y luego por el director de la empresa, se define este orden en la plantilla. Cada firmante recibe el email cuando le toca firmar, no antes.

Las plantillas también pueden incluir campos que el firmante debe rellenar. Por ejemplo, un contrato que requiere que el cliente introduzca su número de cuenta bancaria o su DNI. El cliente rellena estos campos al firmar, y los datos quedan registrados en el documento firmado.

Por último, las plantillas se pueden compartir con el equipo. Todos los comerciales pueden usar la misma plantilla de contrato, lo que garantiza que todos los contratos tengan el mismo formato y los mismos campos. Si se necesita cambiar una cláusula, se cambia en la plantilla y todos los siguientes contratos la incluyen.